廣義的物業(yè)管理軟件設(shè)計(jì)應(yīng)該覆蓋物業(yè)管理公司的整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，它除了包含傳統(tǒng)的資料維護(hù)、財(cái)產(chǎn)管理、入住裝修管理、維修管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等功能以外，還應(yīng)該包括物業(yè)管理公司下屬的保安部門的安放監(jiān)控系統(tǒng)軟件和應(yīng)用于社區(qū)內(nèi)部局域網(wǎng)上的WEB網(wǎng)站軟件。下面具體說明各模塊軟件功能 狹義的管理包含傳統(tǒng)的資料維護(hù)、財(cái)產(chǎn)管理、入住裝修管理、維修管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等功能：

(1)資料維護(hù)： 初始化物業(yè)管理的必需基本數(shù)據(jù)，如發(fā)展商資料，物業(yè)基本資料，房屋基本資料，業(yè)主資料，管理員資料，操作員資料等。這些是運(yùn)行此物業(yè)管理軟件的前提條件?？梢栽诖隧?xiàng)目中查找、添加、修改、瀏覽和打印相應(yīng)的基本資料。

(2)物業(yè)財(cái)產(chǎn)管理： 包括房產(chǎn)、設(shè)備、道路、衛(wèi)生綠化、停車管理等。

[房產(chǎn)管理]：

a.其中提供了房產(chǎn)住戶名細(xì)表，可以方便地查找打印房號(hào)所對(duì)應(yīng)的住戶詳細(xì)信息，包括戶主的照片,并可加以編輯修改和統(tǒng)計(jì)查詢。使本來工作量相當(dāng)大且繁瑣的資料登記和存檔工作變得極為方便 ，并可對(duì)大量資料及時(shí)進(jìn)行分類、加工處理、保存和傳遞。

b.鑰匙管理，對(duì)住戶入住鑰匙的領(lǐng)取管理，查詢和統(tǒng)計(jì)。

c.裝修管理，包括住戶裝修申請(qǐng)管理，小區(qū)內(nèi)房屋裝修狀況的統(tǒng)計(jì)查詢。

d.交接管理，包括接管驗(yàn)收資料的錄入整理、分類建檔及查詢管理。

[設(shè)備管理]： 包括對(duì)安全防范設(shè)備、衛(wèi)生綠化設(shè)備、水電氣油設(shè)備和通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等的資料維護(hù)及維護(hù)記錄的管理。

[道路管理]： 對(duì)小區(qū)內(nèi)各主干通道、輔助通道和重要的分支通道進(jìn)行管理。 [衛(wèi)生綠化]： 小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生綠化情況的安排和管理。[停車管理]： 小區(qū)內(nèi)停車場(chǎng)車位管理和進(jìn)出車量的登記及停車收費(fèi)的管理統(tǒng)計(jì)等。

(3)入住管理：業(yè)主入住登記管理(入住基本資料、入住戶內(nèi)驗(yàn)收)、打印入住正式通知單、住戶家庭資料錄入、房產(chǎn)資料查詢。

(4)人事管理：小區(qū)管理人員、居住人員、保安糾察 的人事檔案及相關(guān)資料的管理。

(5)財(cái)務(wù)管理：

a.提供了水電費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)的單價(jià)設(shè)置，水電費(fèi)抄表輸入、收費(fèi)管理，物業(yè)管理費(fèi)的收取和查詢管理，特約服務(wù)、罰款沒收管理，工作人員工資的查詢管理。 b.只需輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)既可自動(dòng)計(jì)算出用戶的應(yīng)繳費(fèi)用，并自動(dòng)打印出收費(fèi)單據(jù)，并可以E-MAIL形式給住戶發(fā)出收費(fèi)通知單、催款單。對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可進(jìn)行統(tǒng)計(jì)對(duì)比，通過財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)分析為管理者提供公司的資金運(yùn)營(yíng)狀況，使管理者及時(shí)了解小區(qū)物業(yè)管理中各項(xiàng)有關(guān)業(yè)務(wù)的收支狀況，為其科學(xué)決策提供重要依據(jù)。 c.可對(duì)收費(fèi)超時(shí)期限進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)有住戶未能按時(shí)繳納費(fèi)用時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出對(duì)話框發(fā)出報(bào)警，并將超時(shí)住戶資料列出。這使得收費(fèi)管理和查詢非常方便，免除了管理人員的大量重復(fù)繁瑣的手工查找和計(jì)算過程。

(6)保衛(wèi)治安：對(duì)小區(qū)內(nèi)保安的巡邏巡更、投訴上訪、事件處理進(jìn)行管理。

(7)維修管理：

a.包括房屋建筑設(shè)備和小區(qū)公共設(shè)施的維修管理。房屋建筑設(shè)備管理中根據(jù)住戶維修委托書填寫維修項(xiàng)目，并登記維修所用的材料及相應(yīng)費(fèi)用的收取。公共設(shè)施管理中對(duì)電梯等公共設(shè)施的維修保養(yǎng)記錄進(jìn)行資料管理。

b.對(duì)設(shè)備和公共設(shè)施的檢測(cè)維修定期查詢統(tǒng)計(jì)， 對(duì)比各種數(shù)據(jù)，可及時(shí)進(jìn)行維護(hù)修繕，采取有效措施，對(duì)易發(fā)生問題的重要設(shè)備建立檢修檔案，定期強(qiáng)制更換部件和保養(yǎng)，做到防患于未然。

(8)綜合查詢：綜合資料的統(tǒng)計(jì)查詢，包括小區(qū)資料、小區(qū)地圖、樓群查詢、娛樂設(shè)施、衛(wèi)生保健、辦公設(shè)施、公共設(shè)備、公共物產(chǎn)以及財(cái)務(wù)和人事情況的查詢。

(9)系統(tǒng)工具：

a.包括數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)，操作員的更換，添加，權(quán)限的設(shè)置。

b.為考慮到系統(tǒng)的安全性，提供了多級(jí)權(quán)限設(shè)置控制功能，可自定義使用權(quán)限和密碼，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)跟蹤、記錄所有報(bào)警和違規(guī)操作記錄。

c.系統(tǒng)可進(jìn)行所要數(shù)據(jù)的備份，以便系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全恢復(fù)。

(10)辦公工具：系統(tǒng)應(yīng)具備日志管理等辦公工具，可以用于會(huì)議召開、任務(wù)分派、日記記錄以及自動(dòng)產(chǎn)生設(shè)備維護(hù)、費(fèi)用交納等工作，大大提高物業(yè)管理人員日常工作效率。狹義的物業(yè)管理軟件模塊設(shè)計(jì)是參照全國(guó)優(yōu)秀物業(yè)管理小區(qū)的物業(yè)管理流程制定的，可以針對(duì)不同崗位單獨(dú)使用，各個(gè)模塊之間又共享一個(gè)數(shù)據(jù)庫，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。廣義的物業(yè)管理軟件除上述功能模塊外應(yīng)還包括安防監(jiān)控軟件和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)軟件(網(wǎng)站)。目前一般智能小區(qū)的安防監(jiān)控系統(tǒng)包括圖象監(jiān)控與周邊防盜系統(tǒng)、室內(nèi)安防系統(tǒng)和電子巡更系統(tǒng)，前兩者構(gòu)件了小區(qū)住戶內(nèi)外兩道安全屏障，電子巡更系統(tǒng)則是為了規(guī)范管理保安巡邏人員在指定時(shí)間到達(dá)制定的巡邏點(diǎn)。軟件設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)該附加企業(yè)管理模塊，管理人員可以考察保安人員的警情處理情況，及時(shí)對(duì)其工作績(jī)效做出考評(píng)，同時(shí)可隨時(shí)了解小區(qū)的安防情況。